Dlaczego podpisy dokumentów online są przyszłością biur bez papieru

Nowoczesne biuro dynamicznie się zmienia. Wiele firm na całym świecie korzysta z rozwiązań cyfrowych, aby zwiększyć wydajność. Podpisywanie dokumentów online to prawdziwy przełom. Zmienia sposób, w jaki firmy obsługują dokumenty, zatwierdzenia i umowy. Przewiduje się, że światowy rynek cyfrowych podpisów dokumentów osiągnie wartość 12,22 miliarda dolarów w 2025 roku i 238,42 miliarda dolarów do 2034 roku. W związku z tym rezygnacja z papieru nie jest już tylko kwestią dobrej woli, ale stała się koniecznością biznesową.

Jak podpisy dokumentów online zmieniają działalność biznesową

Przyspieszenie szybkości i wydajności transakcji

Najszybszym efektem wdrożenia narzędzia do podpisywania dokumentów jest znaczne przyspieszenie cyklu zatwierdzania. Podpisywanie dokumentów na papierze może trwać dni, a nawet tygodnie. Często są one przenoszone z jednego biura do drugiego, zalegają w skrzynkach odbiorczych lub leżą na biurkach. W 79% przypadków dzięki podpisom elektronicznym umowy są zawierane w ciągu 24 godzin. Niektóre firmy twierdzą nawet, że skróciły czas obsługi umów o 80%.

Znaczna redukcja kosztów i optymalizacja zasobów

Dokumenty podpisane cyfrowo przynoszą firmom spore oszczędności, co jest kolejnym powodem, dla którego są dobrym rozwiązaniem. Obsługa dokumentów papierowych jest kosztowna. Koszt jednego dokumentu może wahać się od 6 do 8 dolarów. Dla porównania, podpis elektroniczny kosztuje zaledwie od 0,50 do 1,00 dolara za dokument. Korzystanie z podpisów elektronicznych może pomóc firmom zaoszczędzić pieniądze. Koszty wysyłki mogą obniżyć się nawet o 80%. Ponadto nie muszą już płacić za drukowanie, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów.

Wymogi ochrony środowiska: zrównoważony rozwój dzięki podpisom cyfrowym

Odpowiedzialność za środowisko naturalne ma obecnie kluczowe znaczenie dla firm dążących do długoterminowego sukcesu. Według badań 87% kadry kierowniczej najwyższego szczebla uważa digitalizację za priorytet podczas tworzenia planów strategicznych. Przejście na elektroniczne podpisywanie dokumentów ma kluczowe znaczenie dla zrównoważonego rozwoju. Znacznie zmniejsza zużycie papieru, co pomaga ograniczyć wpływ na środowisko.

Firmy, które przechodzą na elektroniczne podpisywanie dokumentów, oszczędzają blisko 20 000 arkuszy papieru rocznie na 100 pracowników. Ograniczenie zużycia papieru zmniejsza emisję dwutlenku węgla. Dla średniej wielkości firmy oznacza to usunięcie pięciu samochodów z dróg rocznie. Organizacje korzystające z tych technologii odnotowują 60% redukcję odpadów z materiałów eksploatacyjnych i opakowań. Jednocześnie zmniejszają swój ślad węglowy o 15% do 25%.

SignSafe i podobne platformy wykazują silne zaangażowanie w ekologię. Oferują niezawodne, zgodne z eIDAS rozwiązania w zakresie podpisu elektronicznego. Pomaga to klientom całkowicie wyeliminować papierową dokumentację. Ich łatwa w obsłudze platforma umożliwia firmom cyfrowe uzyskanie podpisów, finalizowanie dokumentów i podpisywanie umów. Odbiorca nie musi się rejestrować. To przyspiesza proces i zmniejsza opór.

Uznanie prawne i bezpieczeństwo: podstawa zaufania

Jedną z głównych obaw związanych z przejściem na dokumenty podpisywane elektronicznie jest kwestia legalności i bezpieczeństwa. Wiele przepisów na całym świecie uznaje obecnie podpisy elektroniczne za prawnie równoważne podpisowi odręcznemu. Rozporządzenie eIDAS w Unii Europejskiej w pełni uznaje podpisy elektroniczne. W Stanach Zjednoczonych są one akceptowane na mocy ustawy ESIGN Act i UETA.

Zgodnie z eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Jest to również najbezpieczniejszy i najbardziej zgodny z przepisami rodzaj podpisu. Narzędzia do podpisywania dokumentów wykorzystują silne szyfrowanie, certyfikaty cyfrowe i pełne ścieżki audytu. Pomaga to zweryfikować tożsamość podpisującego i zapewnia bezpieczeństwo dokumentu. Dzięki temu te metody bezpieczeństwa sprawiają, że dokumenty podpisane cyfrowo są odporne na modyfikacje i mogą być wykorzystane jako dowód w dowolnym sądzie na świecie.

Przewiduje się, że do 2025 roku globalny koszt cyberprzestępczości wyniesie około 10,5 biliona dolarów rocznie. Dlatego zabezpieczenia profesjonalnej platformy podpisu elektronicznego mają obecnie kluczowe znaczenie. SignSafe rozwiązuje te problemy, zapewniając weryfikację grafologiczną i opinie prawne potwierdzające, że podpisy odręczne złożone na ekranie dotykowym są prawnie wiążące i bezpieczne. Zapewnia to zgodność z przepisami obowiązującymi w różnych branżach, takich jak opieka zdrowotna, nieruchomości i usługi finansowe.

Wskaźniki adopcji: przyspieszająca transformacja

Wdrażanie technologii podpisu elektronicznego w różnych branżach staje się coraz bardziej powszechne. Sektor prawny jest najbardziej zaawansowany pod względem wdrażania – 78% amerykańskich kancelarii prawnych wdrożyło rozwiązania z zakresu podpisu elektronicznego w swoich procesach. Silna jest również branża usług finansowych. Jest ona powszechnie wykorzystywana w bankowości, ubezpieczeniach i inwestycjach.

Opieka zdrowotna powoli wdraża cyfryzację, ale obecnie szybko nadrabia zaległości. Sektory zdrowia i nauk przyrodniczych stanowią około 14% globalnych użytkowników podpisu elektronicznego. Obecnie od 60% do 80% organizacji z różnych branż korzysta z technologii podpisu elektronicznego. To pokazuje, że nie jest to jedynie nowość, ale standardowa praktyka biznesowa.

Agenci nieruchomości, zwłaszcza ci zarządzający transakcjami zdalnymi, szybko wdrożyli podpisywanie dokumentów online. Użytkownicy platformy SignSafe z branży nieruchomości twierdzą, że platforma pozwala im podpisywać umowy rezerwacyjne online z klientami na całym świecie. Oznacza to brak konieczności spotkań osobistych, a jednocześnie pełną zgodność z przepisami prawa. Ta funkcja jest obecnie skutecznym narzędziem dla branż, które potrzebują szybkich umów zawieranych na duże odległości.

Klucz na wynos

Połączenie technologii, przepisów, korzyści finansowych i potrzeb środowiskowych sprawia, że internetowe podpisywanie dokumentów online jest najlepszym wyborem dla współczesnych operacji biznesowych. Firmy korzystające z tych technologii odnotowują szybsze transakcje, niższe koszty, lepsze bezpieczeństwo i mniejszy wpływ na środowisko.

Rynek podpisów elektronicznych dynamicznie rośnie. Przewiduje się, że do 2033 roku osiągnie wartość 79,23 miliarda dolarów. Firmy, które zwlekają z wdrożeniem tej technologii, mogą zostać w tyle za konkurencją. Dowody są jednoznaczne: elektroniczne podpisy dokumentów to nie tylko chwilowy trend. Oznaczają one istotną zmianę w sposobie, w jaki organizacje tworzą, podpisują i zarządzają umowami. Biuro bez papieru było kiedyś celem. Teraz jest to normą dla firm nastawionych na wydajność, zrównoważony rozwój i trwały sukces.