Bezpieczny podpis elektroniczny – jak firmy zbierają podpisy online od pracowników i kontrahentów

W nowoczesnych firmach codziennością jest konieczność zbierania podpisów od pracowników, wykonawców, partnerów biznesowych i kontrahentów. Umowy, aneksy, zgody, dokumenty kadrowe czy formularze PDF muszą być podpisane szybko, bezpiecznie i z pełną mocą prawną – często przez wiele osób znajdujących się w różnych lokalizacjach.

Bezpieczny podpis elektroniczny pozwala firmom zbierać podpisy na dokumentach PDF online, bez drukowania, skanowania i wysyłania papierów. Cały proces może zostać zrealizowany zdalnie, z dowolnego miejsca na świecie, w kilka minut, co znacząco usprawnia obieg dokumentów i redukuje koszty operacyjne.

Jak działa bezpieczny podpis elektroniczny w procesie zbierania podpisów?

Bezpieczny podpis elektroniczny opiera się na nowoczesnych technologiach kryptograficznych, które zapewniają autentyczność podpisującego, integralność dokumentu oraz możliwość jednoznacznej weryfikacji podpisu.

W praktyce oznacza to, że:

• każdy podpis jest trwale powiązany z konkretną osobą,

• każda zmiana dokumentu po podpisaniu jest natychmiast wykrywana,

• dokument zachowuje pełną wartość dowodową.

Dzięki temu firmy mogą zbierać podpisy elektroniczne od wielu osób – pracowników, wykonawców czy partnerów – bez ryzyka manipulacji treścią dokumentu.

Podpisywanie dokumentów PDF online – szybko, zdalnie i bez papieru

Podpisywanie dokumentów PDF online eliminuje konieczność drukowania, wysyłki kurierskiej oraz ręcznego archiwizowania dokumentów. Firmy mogą wysłać dokument do podpisu elektronicznego do wielu odbiorców jednocześnie, a każda osoba podpisuje go w dogodnym dla siebie czasie – na komputerze, tablecie lub smartfonie.

Platformy takie jak SignSafe umożliwiają:

• zbieranie podpisów od wielu osób na jednym dokumencie,

• podpisywanie dokumentów PDF bez instalowania dodatkowego oprogramowania,

• pełną kontrolę nad statusem dokumentu i kolejnością podpisów,

• automatyczne tworzenie ścieżki audytu.

To rozwiązanie idealne dla firm pracujących z zespołami zdalnymi oraz partnerami zewnętrznymi.

Zbieranie podpisów elektronicznych od pracowników i wykonawców

Jednym z najczęstszych zastosowań podpisu elektronicznego jest obsługa dokumentów pracowniczych i kontraktów z wykonawcami. Umowy o pracę, umowy B2B, aneksy, regulaminy czy zgody mogą być podpisywane elektronicznie bez konieczności osobistego spotkania.

Zdalne podpisywanie dokumentów:

• przyspiesza onboarding pracowników,

• umożliwia współpracę z wykonawcami z różnych lokalizacji,

• minimalizuje błędy i opóźnienia w obiegu dokumentów,

• zapewnia pełną zgodność prawną.

Bezpieczny podpis elektroniczny a przepisy prawa (eIDAS)

W Polsce i całej Unii Europejskiej podpisy elektroniczne regulowane są przez rozporządzenie eIDAS, które obowiązuje od 2016 roku. Przepisy te jasno określają, że oświadczenie woli złożone elektronicznie ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy, o ile spełnia określone wymogi bezpieczeństwa.

Rozporządzenie eIDAS wyróżnia:

• zwykły podpis elektroniczny (SES),

• zaawansowany podpis elektroniczny (AES),

• kwalifikowany podpis elektroniczny (QES).

W codziennej działalności biznesowej zaawansowany podpis elektroniczny zapewnia wystarczający poziom bezpieczeństwa i jest powszechnie stosowany do podpisywania umów, dokumentów pracowniczych i zgód. Podpis kwalifikowany wymagany jest jedynie w szczególnych przypadkach, takich jak akty notarialne.

Odręczny podpis na dokumentach PDF – wygoda i bezpieczeństwo

W wielu branżach nadal istotna jest możliwość złożenia odręcznego podpisu, nawet w formie cyfrowej. Podpis odręczny na dokumentach PDF pozwala zachować znany użytkownikom sposób podpisywania, jednocześnie korzystając z zalet technologii elektronicznej.

Użytkownicy mogą podpisać dokument:

• palcem na smartfonie,

• rysikiem na tablecie,

• myszą na komputerze.

System automatycznie zabezpiecza podpis kryptograficznie oraz zapisuje szczegółową ścieżkę audytu, obejmującą m.in. datę, godzinę, adres IP i dane urządzenia. Dzięki temu podpis odręczny złożony elektronicznie jest bezpieczny, weryfikowalny i prawnie wiążący.

Korzyści biznesowe z podpisywania dokumentów PDF online

Firmy korzystające z podpisów elektronicznych:

• skracają proces podpisywania dokumentów z dni do minut,

• redukują koszty druku, wysyłki i archiwizacji nawet o kilkadziesiąt procent,

• zwiększają przejrzystość i kontrolę nad obiegiem dokumentów,

• poprawiają komfort współpracy z pracownikami i partnerami.

SignSafe to rozwiązanie stworzone z myślą o firmach, które potrzebują sprawnie zbierać podpisy elektroniczne od wielu osób, w sposób bezpieczny, zgodny z eIDAS i prosty w obsłudze.

Podsumowanie – bezpieczny podpis elektroniczny w nowoczesnej firmie

Bezpieczny podpis elektroniczny to dziś nie tylko wygoda, ale standard w nowoczesnym obiegu dokumentów. Umożliwia firmom zdalne zbieranie podpisów od pracowników, wykonawców i partnerów, przy zachowaniu pełnej mocy prawnej i najwyższych standardów bezpieczeństwa.

W świecie pracy zdalnej i międzynarodowej współpracy inwestycja w system podpisów elektronicznych oznacza:

• szybsze procesy,

• niższe koszty,

• większą elastyczność,

• realną przewagę konkurencyjną.